Rabu, 02 September 2009

Halal Bi Halal IKatan Keluarga Minang Tasikmalaya


SILATURAHMI/HALAL BI HALAL
IKATAN KELUARGA MINANG TASIKMALAYA
TAHUN 2009
I. Pendahuluan.
Melanjutkan tradisi penyelenggaraan Silaturachmi/Halal bi Halal Ikatan Keluarga Minang Tasikmalaya yang biasanya diadakan pada bulan Syawal setiap tahun yakni setelah Hari Raya Idul Fitri , kali ini sebagai pihak yang mendapat mandat untuk pelaksanaannya, warga Minang Kota Tasikmalaya.cq. Ikatan Keluarga Minang Tasikmalaya telah membentuk panitia dan melakukan pertemuan-pertemuan pendahuluan.
Masukan yang ditampung dalam pertemuan-pertemuan tersebut mengindikasikan tiga hal pokok yang akan mewarnai pelaksanaan pertemuan tersebut.
Pertama, Hikmah silaturahmi, sebagai ciri masyarakat minang dengan falsafah Adat basandi syarak, syarak basandi kitabbullah, saciok bak ayam, sadanciang bak basi, kabukik samo mandaki, kalurah samo manurun, kok barek samo dipikua, kok ringan samo dijinjiang
Kedua, menanamkan rasa kecintaan, serta menjunjung tinggi adat istiadat budaya minangkabau sebagai tanah leluhurnya. Hal ini akan ditampilkan dalam bentuk apresiasi seni budaya minang yang seluruh artisnya akan ditdatangkan dari Sumatera Barat, dengan harapan agar dapat digelar suatu pertemuan yang dapat menarik bagi undangan untuk tetap hadir selama pertemuan.
Ketiga, diinginkan tempat yang nyaman, tertib dan aman, namun tetap dapat mengakomodasi pesta rakyat yang selama ini menjadi ciri pertemuan serupa. Dalam kesempatan kali ini, panitia berencana mengundang warga Minang yang berada di Tasikmalaya dan sekitarnya. Agar sesama warga saling mengenal lebih dekat dan menjalin kekerabatan tanpa membeda-bedakan asal usul, status ekonomi ,sosial, pangkat dan jabatanya. Hal ini perlu untuk menunjukan kepada masyarakat, khususnya warga Minang yang ada di Tasikmalaya dan sekitarnya, bahwa masyarakat minang memiliki rasa persaudaran, kekerabatan dan budaya yang tinggi.


II. TUJUAN:
Memahami dan memaknai hikmah silaturrahmi
Menjalin persatuan dan kesatuan baik sesama warga minang maupun dengan masyarakat dimana kita berada
Mengapresiasi seni dan budaya Minang kabau melalui pementasan seni (pesta rakyat).
III. TEMA
Dengan silaturahmi mari kita tingkatkan Persatuan dan kesatuan serta Pesta rakyat Sahari di ranah minang
IV. PANITIA.
Mempertimbangkan masukan serta saran dari sesepuh IKM dan para pihak yang pernah menyelenggarakan acara Silaturahmi / Halal bi halal pada tahun-tahun sebelumnya, telah dibentuk Panitia Penyelenggara Silaturachmi/Halal bi Halal 2009 Ikatan Keluarga Minang Tasikmalaya yang berdomisili di Tasikmalaya dan sekitarnya (susunan panitia terlampir).
V. WAKTU DAN TEMPAT.
Dengan pertimbangan bahwa acara utama Pertemuan Silaturachmi ini
adalah Halal-bil-Halal yang semestinya dilaksanakan dalam bulan Syawal, serta mempertimbangkan waktu luang para undangan resmi, maka direncanakan acara akan dilaksanakan pada :
Hari/Tanggal : Sabtu, 17 Oktober 2009
Waktu : Acara resmi : 18.30 – 17.00
Tempat : Gedung Juang 45 – Taman makam Pahlawan Kota Tasikmalaya
VI. PARA UNDANGAN ( AUDIENCES )
Sejalan dengan keinginan sebagian warga IKM Tasikmalaya yang tercetus pada saat pertemuan2 awal, yang ingin diundang agar dalam pertemuan ini dapat dihadirkan sanak saudaro yang ada di Tasikmalaya khusunya dan tokoh masyarakat minang yang ada priangan timur pada umumnya serta sekaligus memberikan kesempatan bagi masyarakat Minang diperantauan tersebut untuk saling mengenal lebih dekat, maka panitia berencana.mengundang para tokoh masyarakat minang yang berasal dari Ciamis, Banjar, Pangandaran, Garut, Sumedang, Bandung dan lain-lain

VII. ACARA.
Dengan tema diatas , maka panitia telah merancang dalam dua bentuk acara agar dapat mengakomodasi tema diatas , adalah sebagai berikut:
1. Acara Hikmah Halal Bihalal akan diisi dengan :
Pembacaan Kalam Illahi oleh: Ustad Dudung
Tausiah Hikmah Halal Bi Halal oleh : KH. Miftah Farid
2. Acara Kesenian dan pesta rakyat:
Untuk acara pesta rakyat ( acara kesenian ) ini panitia berencana mendatangkan artis-artis top Sumatera Barat saat ini yang terdiri dari:
a. ALKAWI ( Penyanyi / Saluong )
b. ANTON BUNGKUAK (Pemandu KIM )
c. JHON PARIS ( Penyanyi )
d. RINA PASMA ( Penyanyi )
Panitia berniat ingin menampilkan acara yang lain dari acara-acara kesenian sebelumnya dengan harapan semoga acara yang disuguhkan dapat memberikan kepuasan dan kenangan tersendiri serta melepas rindu hadirin terhadap ranah minang kita cintai.
Disamping acara kesenian tersebut diatas panitia juga memfasilitasi warga yang akan mengisi stand pada acara Bazar; makanan khas minang, souvenier, dll. Sebelum acara puncak diakan pula acara pertandingan domino
VIII. ANGGARAN.
Untuk suksesnya penyelenggaraan Pertemuan Silaturachmi/Halal bi Halal tersebut diperkirakan akan dibutuhkan anggaran dana sebesar Rp. 25.000.000,- ( dua puluh lima juta rupiah ) Yang terdiri dari :
1. Sewa gedung / kursi = Rp. 3000.000
2. Undangan = Rp. 1000.000
3. Biaya dekorasi = Rp. 1000.000
4. Ustad/pembaca kalam illahi = Rp. 600.000
5. Biaya kesenian = Rp. 9000.000
6. Akomodasi penyanyi = Rp. 1000.000
7. Sound system = Rp. 1000.000
8. Konsumsi ( snack ) = Rp. 6000.000
9. Administrasi/Dokumentasi = Rp. 900.000
10. Transportasi = Rp. 500.000
11. Biaya tidak terduga = Rp. 3000.000
Jumlah = Rp.25000.000,-
Diharapkan kebutuhan dana untuk anggaran seperti diatas akan dapat dipenuhi dari sumbangan, donatur, perseorangan, perusahaan, simpatisan, dll
Mengingat sukses penyelenggaraan pertemuan ini akan merupakan sukses
kita bersama warga warga Minang Tasikmalaya, demikian pula sebaliknya, maka panitia sangat berharap proposal ini akan mendapat perhatian bapak/ibu sekalian, untuk selanjutnya mendapat tanggapan, saran, dan bantuan baik moril maupun material.
Panitia,
Budi Satria
Ketua

SUSUNAN PANITIA HALAL BI HALAL / SILATURAHMI
IKATAN KELUARGA MINANG TASIKMALAYA
TAHUN 2009

PELINDUNG PENASEHAT:
1. H. SAMSIR JALALUDIN
2. RASMEN
3. BUYUNG NASRIL
4. H. TAMAR
KETUA : BUDI SATRIA
WAKIL KETUA : ZULKIFLI
SEKRETARIS : RINALDI MELAYU
BENDAHARA : SYAWAL YUDIRMAN
SEKSI-SEKSI :
SEKSI HUMAS:
1. M. YUSUF
2. AJO AMIR
3. SYAFNIL
4. RAMLI
5. AWALUDIN
6. DARWIN CANIAGO
7. HERMANSYAH KOTO
8. TONI
9. ADI
10. ALI BASYAR
11. AJO MANIH
SEKSI PERLENGKAPAN:
1. ADEK
2. MAN
3. EN
4. PERI
5. MUNCAK
SEKSI ACARA TAUSIAH DAN KESENIAN:
1. H. TAMAR ( Tausiah )
2. MUCHTAR ANTONI
3. Hj. HARYUNI
4. DESNUERI ( Pembawa Acara )
5. TONI (KIM)
6. AMIR ( KIM)
7. ADI ( SALUANG )
8. UJANG SIDNEY ( SALUANG )
9. JUNIRAL ( DOMINO)
10. FERI ( DOMINO )
11. EDWAR ( DOMINO )

SEKSI KEAMANAN:
1. H. AKP HAMZAH NASIP (POL)
2. BAPAK AIPTU DEFI (POL)
3. BAPAK YUNASRIL (POL)
4. BAPAK DASMAN(POL)
5. BAPAK REPJON (AD )
6. BAPAK ZUL (POL)
7. BAPAK KAPTEN. HENDRA (AD)
8. BAPAK ZUBIR (POL )
SEKSI DEKORASI:
1. IBU MURNI
2. M. YUSUF
3. YAL
4. TEO
5. AM
6. HAVIS
7. DEF
8. DEKI
9. ZUL ( GURU )
10. PAPAIK ( SMEL CELL )
11. JHON
SEKSI ADMINISTRASI / DOKUMENTASI:
1. DESNUERI
2. WINANDAR
SEKSI AKOMODASI/TRANSPORTASI:
1. DUL
2. AL
SEKSI KONSUMSI/ PENERIMA TAMU:
1. IBU WARNI SALEH
2. IBU DARWIN
3. Hj. HARYUNI
4. Hj. MEYRITA
5. IBU INDRA( IT )
6. EMI
7. IBU RITA


Tasikmalaya, … Agustus 2009
Ketua IKM Tasikmalaya





RASMEN
URAIAN TUGAS PANITIA
Demi kelancaran dan suksesnya acara, maka dipandang perlu adanya pembagian tugas masing-masing kelompok dan seksi dari kepanitiaan Halal bi halal Ikatan Keluarga Minang Tasikmalaya.
PELINDUNG / PENASEHAT:
1. Memberikan arahan, dan masukan – masukan pada Panitia inti
2. Memberikan pertimbangan-pertimbangan dalam memberikan keputusan, kebijakan yang diambil oleh panitia apabila dibutuhkan
KETUA DAN WAKIL KETUA
1. Memimpin rapat panitia
2. Bersama, Sekretaris, dan Bendahara melakukan perencanaan :
a. Acara
b. Kepanitian
c. Rencana Anggaran
d. Kebutuhan Acara
e. Jadwal Kegiatan, dll
3. Memantau dan mengevaluasi kemajuankegiatan kepanitiaan
4. Meminta Laporan dari seksi-seksi tentang permasalahan-permasalahan serta kemajuan program seksi-seksi
5. Menanda tangani surat-surat yang berhubungan dengan kegiatan acara Halal Bi Halal
6. Memberikan kata sambutan / Laporan pada saat acara Halal bi Halal
7. Menanda tangani laporan pertanggung jawaban kepanitiaan Halal Bi halal
8. Bertanggung Jawab terhadap Kepaniatian Halal Bihalal
SEKRETARIS:
1. Membantu Ketua dalam Menyusun Perencanaan, kebutuhan Acara halal bi halal
2. Menyiapkan kebutuhan perizinan acara halal bihalal.
3. Mengadministrasikan seluruh Program dan kegiatan Halal bi Halal
4. Mendokumentasikan seluruh administrasi kegiatan halal bi halal
5. Menyusun Laporan Halal Bi Halal
BENDAHARA:
1. Mengelelola keuangan kegiatan Halal bi halal
2. Menerima ,membukukan dan mencatat uang masuk
3. Membukukan, mencatat Uang keluar
4. Mengeluarkan uang untuk kebutuhan kegiatan halal bihalal dengan seizing Ketua (wakil ketua)
5. Menyusun dan membuat laporan keuangan
6. Membacakan laporan keuangan pada saat rapat pembubaran panitia.
SEKSI HUMAS:
1. Mensosialisasikan acara halal bihalal pada pihak-pihak terkait dalam bentuk:
a. Pembuatan, pemasangan spanduk
b. Pembuatan, penyebaran Brosur,dll
c. Pensosialisasian melalui media massa bila diperlukan
2. Memberikan keterangan tentang bentuk dan kegiatan acara bila ada yang membutuhkan
3. Mengkoordinir dan menyebarkan undangan acara halal bihalal
4. Menjalankan les untuk donator
5. Melaporkan dan menyetorkan Uang yang diterima dari penyumbang pada bendahara
SEKSI PERLENGKAPAN:
1. Menyusun kebutuhan perlengkapan yang dibutuhkan untuk acara
2. Mengkoordinir pengadaan, penempatan, penyimpanan,perlengkapan acara
3. Menjaga keberadaan, keamanan, perlengkapan yang digunakan acara
4. Mengkoordinir pengembalian perlengkapan acara
SEKSI ACARA:
Sub seksi Tausiah
1. Menghubungi pengisi acara Pembacaan kalam Illahi dan Pemberi Tausiah
2. Memberitahu alokasi waktu sipengisi acara Pembacaan kalam Illahi dan Pemberi Tausiah
3. Mendampingi sipengisi acara sebelum acaranya dimulai pada tempat yang telah disediakan
4. Mengantarkan sipengisi acara naik sampai kepentas
5. Menyediakan tempat duduk bagi sipengisi acara ketika telah selesai mengisi acara
6. Menyerahkan administrasi ( jasa ) pengisi acara
SUB SEKSI PEMBAWA ACARA:
1. Berkoordinasi dengan pihak-pihak terkait pada saat acara akan dimulai
2. Membuka acara dan membacakan Susuan acara
3. Mengatur acara dengan cara memanggil pengisi acara sesuai dengan susunan acara yang telah ditetapkan
4. Melakukan infrovisasi agar acara lebih hidup dan meriah dalam koridor kepatutan.
SUB SEKSI PERMAIANAN KIM:
1. Melakukan Koordinasi dengan pemain kim dan pembawa acara berkaiatan dengan alokasi waktu acara
2. Mengkoordinir penjualan formulir permaianan kim
3. Mengkoordinir Uang penjualan Formulir permaianan Kim serta menyetorkan pada bendahara
4. Menyediakan dan membagikan hadiah bagi pemenang permainan Kim
SUB SEKSI SALUANG:
1. Melakukan koordinasi dengan pemain saluang dan pembawa acara berkaitan dengan alokasi waktu saluang
2. Mengkoordinir dan menyetorkan uang hidup mati saluang pada bendahara.
SUB SEKSI ACARA PERTANDINGAN DOMINO:
1. Mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan olah raga domino
2. Melakukan sosialisasi pada warga yang akan mengikuti pertandingan domino
3. Menyusun dan mesosialisasikan Tata tertib, peraturan pertandingan pada peserta.
4. Menyusun dan menetapkan jadwal serta tempat pertandingan
5. Menerima, serta mengelola uang pendaftaran
6. Menyediakan peralatan pertandingan domino
7. Merencanakan, dan mengadakan hadiah bagi pemenang pertandingan domino
8. Menyediakan juri pertandingan domino
9. Membuat scoring board ( skema ) pertandingan
SUB SEKSI ACARA BAZAR:
1. Mensosialisasikan pada peserta yang akan ikut berpartisipasi pada kegiatan Bazar
2. Menerima pendaftaran peserta yang kan ikut mengambil stand bazaar
3. Menentukan serta pembagian tempat bagi peserta bazaar
4. Menyetorkan uang pendaftaran peserta bazaar pada bendahara acara


SEKSI KEAMANAN:
1. Memfasilitasi panitia dalam pengurusan perizinan kegiatan acara Halal bi halal
2. Memantau keamanan serta mengamankan selama kegiatan acara halal bihalal
SEKSI DEKORASI:
1. Menyusun rencana kebutuhan dekorasi didalam dan diluar gedung
2. Mengusulkan dan mengadakan kebutuhan dekorasi baik di dalam maupun diluar gedung
3. Memasang dekorasi baik didalam gedung maupun diluar gedung
4. Membongkar dekorasi apabila acara sudah selesai
SEKSI DOKUMENTASI:
1. Menyusun dan mengusulkan kebutuhan dokumentasi
2. Melakukan dokumentasi, baik foto maupun video
3. Melakukan editing, hasil dokumentasi
4. Menggandakan hasil dokumentasi
5. Menyerahkan hasil dokumentasi pada ketua panitia
SEKSI AKOMODASI DAN TRANSPORTASI:
1. Menyediakan armada untuk transportasi yang dibutuhkan acara halal bihalal
2. Melakukan antar / jemput terhadap pendukung acara halal bi halal
SEKSI KONSUMSI /PENERIMA TAMU:
1. Merencanakan , dan mengusulkan kebutuhan Komsumsi ( snack )
2. Mengadakan konsumsi ( snack)
3. Membagikan ( mendistribusikan ) snack pada para hadirin

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar